9. Geautomatiseerde e-mails en e-mailnotificaties

[ Ga terug naar de inhoudsopgave ]

Op deze pagina worden verschillende functies met betrekking tot e-mails en e-mailnotificaties benoemd en verklaard.

E-mailnotificaties in het algemeen
E-mailnotificaties zijn gekoppeld aan de gebruikers van de website. Gebruikers die daar de rechten voor hebben kunnen bij hun eigen account aangeven of ze bepaalde notificaties wel of niet willen ontvangen. Ook is er bij elke geautomatiseerde e-mail voor beheerders en coordinatoren onderaan de mail een mogelijkheid tot het afmelden voor dat type mailtje. Op deze manier kan iedereen voor zichzelf bepalen of hij of zij bij verschillende typen acties een e-mailnotificatie wil ontvangen.

Beheerders kunnen per gebruiker instellen welke e-mailnotificaties deze gebruikers ontvangen. Beheerders gaan daarvoor naar de pagina 'Beheerder' > 'Gebruikers'. Op de detailpagina van de gebruiker is er onder het kopje 'EmailNotificaties' de mogelijkheid om voor elk type mailtje een e-mailnotificatie aan of uit te zetten.

Notificaties naar centraal e-mailadres
In sommige gevallen is het wenselijk dat alle e-mailnotificaties naar een centraal e-mailadres gaan. Denk aan het standaard e-mailadres van een vrijwilligercentrale. Hiervoor kan een beheerder een gebruiker met dat e-mailadres aanmaken. In het detailscherm van deze gebruiker voegt de beheerder dan alle relevante rollen toe (denk aan VrijwilligerCoordinator, Beheerder, BurenhulpCoordinator, etc.). Vervolgens krijgt deze gebruiker na dit opgeslagen te hebben alle e-mailnotificaties op het centrale adres.

Let op: Het is niet de bedoeling dat verschillende medewerkers van de vrijwilligerscentrale hetzelfde e-mailadres in hun account op de website gebruiken! Het systeem is zo opgezet dat gebruikers een individueel e-mailadres nodig hebben om de volledige en juiste functionaliteit van de website te krijgen.


Overzicht van functies die een geautomatiseerde e-mail tot gevolg (kunnen) hebben.

Dit is een (erg) algemeen overzicht, het kan per vrijwilligerscentrale verschillen welke notificaties er verstuurd worden. Zie ook de informatie beschreven in paragrafen 6.3 en 6.4.


  • Vrijwilliger kiest vacature
    • emailBevestigingVrijwilligerInschrijvingOpVacature
      bijbehorende mailtekst: inschrijving_bevestiging_vrijwilliger_op_vacature
    • emailNotificatieVrijwilligerCoördinatorInschrijvingVrijwilliger(op)Vacature
      bijbehorende mailtekst: inschrijving_notificatie_coördinator
  • VrijwilligerCoördinator accepteert inschrijving
    • emailNotificatieVrijwilligerGeaccepteerd
      bijbehorende mailteksten: inschrijving_geaccepteerd_notificatie_vrijwilliger en inschrijving_geaccepteerd_notificatie_vrijwilliger_contactinitiatief_bij_organisatie
    • alleen indien contactinitiatief bij organisatie:
      emailNotificatieOrganisatieInschrijvingVrijwilligerVacature
    • bijbehorende mailtekst:
inschrijving_bevestiging_organisatie
  • VrijwilligerCoördinator weigert inschrijving
    • Geen e-mailnotificatie.
      We gaan ervan uit dat de vrijwilligercoördinator zelf contact heeft gehad met de vrijwilliger (de inschrijving zou ook gewoon verwijderd kunnen worden).
  • VrijwilligerCoördinator doet voorstel voor vacature aan vrijwilliger
    • Geen e-mailnotificatie.
      Dit omdat er meestal meerdere voorstellen gedaan worden en dit in samenspraak met de vrijwilliger gebeurt.
  • VrijwilligerCoördinator zet voorstel om in match
    • Op dit moment nog niks, maar het is misschien een idee om dan zowel de vrijwilliger en de organisatie een notificatie te sturen?