8. Werkprocessen en VWC functionaliteiten
[ Ga terug naar de inhoudsopgave ]Deze pagina bevat de volgende deelparagrafen. Klik op de paragraaf om daar naartoe te springen.
8.1 Organisatie Aanmelden
8.2 Vacature aanmelden (door organisatie)
8.3 Vrijwilliger meldt zich aan
8.4 Vrijwilliger schrijft in op vacature/Vrijwilliger toont interesse in vacature
8.5 Procesbeschrijving voor de potentiële vrijwilliger
8.6 Contactinitiatief
8.7 Overlijdensdatum registreren
Binnen het VWC systeem vinden een aantal processen plaats. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe deze processen in hun werk gaan, met elkaar verbonden zijn, welke opties je hebt en waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn.
8.1 Organisatie aanmelden
Een organisatie kan zich aanmelden door naar het 'Organisatie Aanmelden Formulier' te gaan. Hoe deze pagina exact heet en waar deze staat kan per website verschillen. Het is zelfs mogelijk meerdere ingangen naar deze pagina te creëren. Zodra de organisatie zich aangemeld heeft, ontvangen de VrijwilligersCoördinatoren een e-mailnotificatie met de detailgegevens. Iemand screent deze organisatie, of is al bekend met deze organisatie. Als het akkoord is dat deze organisatie vacatures mag plaatsen voor vrijwilligerswerk, fiatteert de VrijwilligerCoördinator deze organisatie, waarbij de organisatie per email bericht ontvangt dat ze zijn goedgekeurd en dat ze vanaf dat moment ook vacatures kunnen aanmelden.
8.2 Vacature aanmelden (door organisatie)
Een organisatie kan een vacature aanmelden vanuit het 'Mijn account' scherm op de knop 'Vacature aanmelden'. Zodra er een vacature geplaatst is, ontvangt de VrijwilligerCoördinator hier een e-mailnotificatie van. De VrijwilligerCoördinator kan vervolgens de vacature beoordelen en eventueel fiatteren. Bij fiatteren krijgt de OrganisatieContact een e-mailnotificatie.
8.2.1. Vacature wijzigen door organisatie
Bij een aantal VWC websites is het mogelijk dat organisaties hun vacatures zelf kunnen wijzigen. De vacature krijgt daarmee een status 'Gewijzigd' en een VrijwilligerCoordinator moet de gewijzigde vacature opnieuw fiatteren voordat de vacature weer zichtbaar wordt in de vacaturebank. VrijwilligerCoordinatoren krijgen per e-mail bericht over een gewijzigde vacature.
8.2.2. Vacature beëindigen door organisatie
Bij een aantal VWC websites is het mogelijk dat organisaties hun vacatures zelf kunnen beëindigen. Technisch gebeurt er het volgende: op het moment dat een organisatie een vacature beëindigt wordt de einddatum van de vacature op die dag gezet. Daarnaast wordt de vacature gearchiveerd. Als dit gebeurt worden VrijwilligerCoordinatoren op de hoogte gesteld per e-mailnotificatie. Voor een contactpersoon van de organisatie is de vacature daarna niet meer zichtbaar of te bewerken. VrijwilligerCoordinatoren kunnen deze vacature uiteraard wel terugvinden als zij in het overzicht ook de gearchiveerde vacatures tonen.
8.3 Vrijwilliger meldt zich aan
Een vrijwilliger meldt zich aan als zijnde beschikbaar voor vacatures. Hij kiest op dat moment dus niet concreet voor een vacature. De vrijwilliger kan zich aanmelden via het betreffende aanmeldformulier. Per website kan het verschillen waar dit formulier staat. Zodra de vrijwilliger het formulier instuurt, krijgt hij een bevestiging per e-mail en de VrijwilligerCoördinator ontvangt een e-mailnotificatie.
De bedoeling is dan dat de VrijwilligerCoördinator de vrijwilliger screent en fiatteert. Het verschilt per vrijwilligerscentrale of dit 'koud' of 'warm' gebeurt.
Een voorbeeld van het aanmeldformulier vindt u hieronder.
8.4 Vrijwilliger schrijft in op vacature/Vrijwilliger toont interesse in vacature
Als een (potentiële) vrijwilliger door de vacaturebank bladert, kan hij zich inschrijven op een vacature. Omdat in de praktijk iemand zich vaak aanmeldt voor meerdere vacatures, hebben we besloten om dit anders te noemen. Daarom kan een vrijwilliger nu aangeven dat hij interesse heeft in een vacature. Dit resulteert in een inschrijving met de status ‘Interesse’.
Een inschrijving kan verschillende statussen hebben:
“ Geïnteresseerd ”: Een vrijwilliger heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in een vacature.
" Geaccepteerd ": De vrijwilligerCoordinator heeft een inschrijving die op 'Geinteresseerd' stond geaccepteerd daarmee de contactgegevens van de organisatie naar de vrijwilliger gestuurd. Als bij de betreffende organisatie een vinkje staat bij 'ContactInitiatief' krijgt de vrijwilliger alleen het emailadres en geen telefoonnummer van de organisatie. De organisatie krijgt dan een mail met het verzoek contact op te nemen met de vrijwilliger.
“ Voorstelgedaan ”: De VrijwilligerCoördinator heeft een vrijwilliger een voorstel gedaan voor een bepaalde vacature.
“ Geweigerd ”: De VrijwilligerCoördinator heeft een vrijwilliger op deze vacature geweigerd nadat hij of zij geïnteresseerd was.
“ Match ”: De vrijwilliger is daadwerkelijk met de vacature aan de slag gegaan.
“ Geen match ”: De vrijwilliger heeft geen overeenkomst met de organisatie bereikt.
8.5 Procesbeschrijving voor de potentiële vrijwilliger
De vrijwilliger klikt op een item uit de vacaturebank. De vrijwilliger klikt op de
knop 'Ik ben geinteresseerd'. Er zijn verschillende tussenstappen mogelijk. Als een bepaalde stap niet nodig is, wordt deze automatisch overgeslagen door het systeem.
7.5.1 De persoon is niet ingelogd
De persoon krijgt het volgende keuzescherm:
8.5.2 De gebruiker is ingelogd, maar heeft nog geen vrijwilligers-rol
De gebruiker krijgt nu een invulscherm om bijv. adres en telefoonnummer in te vullen. De te kiezen velden kunnen verschillen per vrijwilliger centrale/website.
8.5.3 De gebruiker is ingelogd met een vrijwilligersrol.
De gebruiker dient zijn interesse te bevestigen. Er wordt kort uitgelegd wat er gaat gebeuren.
Nadat de gebruiker heeft bevestigd, wordt er een automatische ontvangstbevestiging gestuurd en wordt er een e-mailnotificatie gestuurd naar VrijwilligerCoördinatoren die deze notificatie willen ontvangen.
8.6 Contactinitiatief
Organisaties kunnen aangeven of het contactinitiatief bij hen ligt. In dat geval ontvangt de organisatie een e-mail met het verzoek om contact op te nemen met de vrijwilliger. De vrijwilliger ontvangt dan geen telefoonnummer van de contactpersoon van de organisatie. Aan de vrijwilliger wordt dan ook in de e-mail uitgelegd dat de organisatie met hem of haar contact opneemt. Als dit niet binnen enkele dagen gebeurt, dan kan de vrijwilliger contact opnemen via e-mail of contact zoeken met de vrijwilliger centrale.
Voor nieuwe VrijwilligerCoördinatoren staan deze meldingen standaard ingeschakeld. Onderaan de e-mailnotificaties staat altijd een afmeldenknop, waarmee de coördinatoren zich kunnen afmelden voor dat specifieke type van e-mailnotificaties (Bijv. inschrijving-vrijwilliger).
8.7 Overlijdensdatum registreren
Het systeem biedt de mogelijkheid om van een persoon (bijvoorbeeld Zorgvrager of Vrijwilliger) een overlijdensdatum te registreren. De overlijdensdatum is in de Detailschermen van deze personen opgenomen. Bij het invullen van de overlijdensdatum worden een aantal handelingen automatisch verricht:
1. De overleden persoon wordt gearchiveerd, het account en mailnotificaties worden uitgeschakeld en er wordt, indien de coördinator dit aangeeft, een laatste bevestiging gestuurd naar het e-mailadres van de overleden persoon.
2. Indien van toepassing, worden de actieve mantelzorgrelaties of matches gearchiveerd. Daarmee blijven de koppelingen bestaan, zodat de rapportages volledig blijven.
3. Er wordt er voor de bijbehorende coördinator een Taak aangemaakt, zodat eventuele lopende zaken zo spoedig en correct mogelijk afgehandeld kunnen worden.
De overleden persoon wordt nog een periode, volgens afspraak met de welzijnsorganisatie, in het archief bewaard voordat hij of zij definitief uit de database verwijderd wordt. Overleden personen in het archief hebben een kruisje voor hun naam.